Les cabinets juridiques doivent mettre en place une technologie de base solide avant d’adopter des solutions d’IA
Trop d’entreprises veulent se lancer dans l’IA sans en maîtriser les fondements. C’est une erreur. Vous ne pouvez pas faire évoluer les systèmes intelligents si vos opérations de base, comme les référentiels de documents, les outils de collaboration ou les contrôles de conformité, ne fonctionnent pas correctement.
Selon une enquête mondiale de SA Market Insights, plus de 1 200 professionnels du droit aux États-Unis, au Royaume-Uni, dans la région EMEA et dans la région Asie-Pacifique ont clairement exprimé leurs priorités. Ils ne veulent pas d’abord des fonctions d’IA brillantes. Ce qu’ils apprécient, dans l’ensemble, ce sont les outils fiables et sécurisés qui résolvent des problèmes opérationnels réels. En tête de liste : le stockage de documents consultables, le contrôle automatisé de la conformité, l’intégration avec des outils d’enquête électronique et des espaces de travail collaboratifs internes en temps réel.
Il ne s’agit pas de résister à l’innovation. Il s’agit de séquencer correctement la feuille de route. Si vos systèmes de base fragmentent les flux de travail ou compromettent la sécurité, l’ajout de l’intelligence artificielle n’est qu’une dette technique en attente.
Les entreprises qui investissent d’abord dans des fondamentaux évolutifs sont celles qui bénéficieront réellement de l’IA lorsqu’elles l’introduiront. Elles sont préparées pour la résilience, ce qui signifie qu’elles obtiendront des retours plus rapides et moins de revers pendant le déploiement. Voilà à quoi ressemble une exécution intelligente.
La faible adoption par les utilisateurs entrave le retour sur investissement des systèmes de gestion documentaire dans les cabinets d’avocats
La technologie que vous achetez ne représente que la moitié de l’équation. L’autre moitié est constituée par les personnes qui l’utilisent, ou ne l’utilisent pas.
De nombreux cabinets juridiques ont déjà investi dans des systèmes de gestion documentaire (SGD). Mais les résultats sont décevants lorsque l’adoption est faible. Pourquoi ? Parce que les utilisateurs se heurtent à des frictions partout : des étapes de sécurité maladroites, des fonctions de recherche médiocres et des plates-formes qui nécessitent de changer constamment de contexte. Ce ne sont pas des plaintes mineures, elles ralentissent les équipes. Et lorsque les systèmes interrompent les flux de travail, les gens cessent de les utiliser. Le retour sur investissement s’en ressent.
On ne résout pas ce problème en ajoutant des fonctionnalités. Vous y remédiez en revenant à l’expérience de l’utilisateur. Réduisez les frictions. Rationalisez l’accès. Améliorez la recherche. Plus important encore, soutenez l’adoption avec une véritable formation après le lancement, et pas seulement pendant l’intégration.
Le rapport d’iManage souligne que le principal obstacle au retour sur investissement est une mauvaise adoption, due à des faiblesses au niveau de l’utilisation. Ce problème peut être résolu. Mais les dirigeants doivent en faire une priorité. Si les dirigeants veulent que leurs investissements dans la GED apportent une réelle valeur ajoutée, ils ne doivent pas se concentrer uniquement sur les fonctionnalités du logiciel, mais aussi sur la qualité de son utilisation par les utilisateurs. C’est la véritable mesure qui compte.
La préparation organisationnelle et l’engagement des utilisateurs doivent guider l’élaboration d’une stratégie d’IA dans le secteur juridique.
Si votre équipe n’utilise pas les systèmes déjà en place, l’ajout de l’IA n’y remédiera pas. Elle ne fera qu’empirer les choses. L’IA n’est pas magique, elle s’appuie sur ce qui existe déjà. Cela signifie que les organisations doivent savoir exactement comment leurs systèmes actuels sont utilisés. Sinon, elles risquent d’investir dans des outils qui n’apportent que peu de valeur.
Lorsque vous prenez du recul et que vous examinez l’état de préparation à l’aide de données d’utilisation réelles, les prochaines étapes deviennent évidentes. L’adoption incomplète, les processus incohérents ou les flux de travail obsolètes ne sont pas des problèmes mineurs, ce sont des obstacles structurels à l’expansion de l’IA.
Il s’agit de positionner votre entreprise pour qu’elle réussisse. Chaque transformation doit s’appuyer sur la façon dont les gens travaillent aujourd’hui. C’est là que se trouve le véritable effet de levier.
Les investissements technologiques stratégiques guidés par les besoins des utilisateurs constituent une feuille de route pour la préparation à l’IA
Les investissements les plus efficaces partent de la base, en comprenant ce dont vos équipes ont besoin pour travailler plus rapidement, de manière plus sûre et avec moins d’interruptions. C’est ce qui crée la stabilité, et la stabilité permet le progrès.
Le rapport d’iManage montre clairement que les professionnels du droit veulent une technologie qui améliore leurs flux de travail. Il ne s’agit pas d’une valeur hypothétique, mais d’améliorations réelles et quotidiennes. Pensez à une récupération plus rapide des documents, à une collaboration transparente entre les services et à des outils qui fonctionnent sans nécessiter d’adaptation constante. Lorsque les entreprises se concentrent sur ces objectifs, elles augmentent l’adoption et créent une voie claire pour des outils de plus grande valeur, comme l’IA, à brancher plus tard.
Laura Wenzel, Global Marketing & Insights Director chez iManage, l’a dit succinctement : les entreprises doivent faire des investissements stratégiques qui « préparent le terrain pour une utilisation efficace des technologies avancées ». Cela signifie qu’il faut comprendre ce que vos équipes font tous les jours, puis développer la technologie en fonction de cela, et non l’inverse.
Les entreprises qui gagneront dans ce domaine seront celles qui écouteront les besoins des utilisateurs avant de concevoir des solutions. Dans des environnements qui évoluent rapidement, le gaspillage vient du fait que l’on investit avant de comprendre l’utilisation. Il est plus judicieux de répondre aux besoins des utilisateurs dès maintenant, puis de faire évoluer intelligemment les solutions grâce à l’IA une fois que les fondations sont établies.
L’industrie juridique se concentre actuellement sur l’optimisation de l’infrastructure technologique de base plutôt que sur la mise en œuvre de solutions technologiques avancées.
Pour l’instant, les cabinets juridiques ne se précipitent pas sur l’IA. Ils resserrent les bases, et ce pour de bonnes raisons. Dans l’ensemble du secteur, l’accent est mis sur le perfectionnement des outils quotidiens qui contrôlent les flux de travail, la conformité et l’accès aux données. L’IA est à l’ordre du jour, mais la plupart des cabinets juridiques savent que la priorité est d’améliorer les systèmes de base.
Le rapport d’iManage, qui s’appuie sur les commentaires de plus de 1 200 professionnels du droit dans le monde entier, le confirme. Les personnes interrogées ont systématiquement classé les outils tels que les référentiels de documents sécurisés, l’intégration des plateformes d’e-discovery, les outils de collaboration en temps réel et l’automatisation de la conformité comme étant plus importants que les capacités de l’IA. Ces décisions sont motivées par une logique opérationnelle, des bases sécurisées et efficaces conduisent à une meilleure performance globale.
Le secteur juridique a tendance à fonctionner sur la base de la précision et de la traçabilité. Ces exigences ne peuvent être satisfaites avec des systèmes incomplets ou déconnectés. Tant que les entreprises ne peuvent pas garantir une infrastructure sûre et performante, l’introduction de technologies avancées ne fait qu’ajouter de la complexité.
Cette approche est axée sur le séquençage. Construisez des systèmes fiables que les gens utilisent. Ajoutez ensuite de la complexité lorsqu’il est clair que les fondations peuvent en supporter davantage. La valeur des technologies futures dépend entièrement de la solidité de la pile actuelle.
Pour les dirigeants, la démarche est simple. Donnez la priorité à l’amélioration des outils que vos équipes utilisent tous les jours. Assurez-vous de la fiabilité, de l’utilisation et de l’efficacité du système. Une fois cette étape franchie, vous serez mieux à même de passer à l’IA, à vos conditions, sans introduire de contraintes opérationnelles.
Principaux enseignements pour les dirigeants
- Renforcer les systèmes de base avant de déployer l’IA : l’adoption de l’IA sans une technologie de base solide conduit à l’inefficacité et au gaspillage. Les dirigeants devraient renforcer la gestion des documents, les flux de travail de conformité et les outils de collaboration avant d’ajouter des solutions avancées.
- Augmentez le retour sur investissement en éliminant les frictions liées à l’adoption : Une mauvaise adoption par les utilisateurs est l’une des principales raisons pour lesquelles les investissements dans les DMS ne sont pas performants. Les dirigeants doivent résoudre les problèmes d’utilisation et investir dans la formation après le lancement afin de maximiser les retours sur investissement.
- Vérifier l’utilisation des technologies avant d’étendre l’IA : les dirigeants devraient évaluer l’utilisation des systèmes actuels avant d’étendre les capacités. Les outils sous-utilisés signalent des lacunes en matière de préparation et d’engagement qui doivent être comblées avant que l’IA puisse apporter une valeur significative.
- Alignez les investissements sur les besoins des utilisateurs pour préparer l’IA : Les dépenses en matière de technologie juridique doivent s’aligner sur les défis pratiques liés au flux de travail. En donnant la priorité à la facilité d’utilisation et à une forte adoption aujourd’hui, on ouvre la voie à l’IA de demain.
- Construisez l’infrastructure avant de courir après l’innovation : L’industrie juridique se concentre sur l’amélioration des systèmes essentiels, et non sur les déploiements d’IA à grand renfort de publicité. Les dirigeants devraient suivre cette stratégie, optimiser l’infrastructure d’abord, puis évoluer avec des technologies adaptées.
