Le démantèlement des anciens systèmes ERP est indispensable mais souvent négligé
Les entreprises adorent annoncer de nouveaux systèmes ERP. Ils font les gros titres, remontent le moral des troupes et envoient un signal de modernisation. Mais après le battage médiatique, un schéma familier apparaît : les entreprises continuent d’utiliser leurs anciens systèmes en arrière-plan. Ces plateformes héritées consomment discrètement des ressources et exposent votre entreprise à des risques inutiles. C’est la partie inconfortable dont personne ne parle.
On ne modernise pas seulement pour avoir l’air moderne. Vous le faites pour accroître l’efficacité, réduire le gaspillage, renforcer la sécurité et créer un espace pour l’innovation. Si vos systèmes existants fonctionnent encore, vous n’allez pas de l’avant.vous n’allez pas de l’avant, vous restez en place. La mise hors service n’est pas une opération mineure de nettoyage informatique. Il s’agit d’une étape finale cruciale dont vous avez besoin si vous voulez réellement profiter de tous les avantages de la transformation numérique.
Selon Accenture, 40 % des chefs d’entreprise citent les systèmes existants comme un obstacle majeur à la transformation numérique. Et le contraste est clair : les entreprises qui ont achevé l’évolution de leur ERP et qui ont entièrement mis hors service leurs systèmes existants ont vu leurs coûts de maintenance diminuer de 68 % en 2023 à plus de 90 % en 2024.
Comprenez que le fait d’ignorer le déclassement retarde votre transformation. Elle réduit votre retour sur investissement. Et cela rend votre entreprise plus facile à menacer et plus difficile à sécuriser. Personne ne devrait investir des millions dans une nouvelle plateforme pour continuer à payer les factures d’exploitation et de sécurité de l’ancienne.
La maintenance des systèmes ERP existants entraîne des coûts cachés importants.
Les anciens systèmes ne restent pas inactifs. Ils grugent votre budget, discrètement mais régulièrement. Le maintien d’une plateforme ERP patrimoniale implique de payer des serveurs physiques, une infrastructure virtuelle, des licences de systèmes d’exploitation et de bases de données, ainsi que les salaires des personnes qui comprennent encore des technologies vieilles de dix ou vingt ans. Ce vivier de talents se réduit. Leurs salaires, eux, ne diminuent pas.
Mais le coût n’est qu’une partie du problème. Ces systèmes sont souvent tellement dépassés qu’ils ne peuvent pas répondre aux attentes actuelles en matière de sécurité. Les protocoles de cryptage modernes, les contrôles d’accès granulaires, les pistes d’audit automatisées, rien de tout cela ne fonctionne de manière fiable sur les anciens serveurs. C’est la raison pour laquelle les infrastructures obsolètes figurent toujours en tête du rapport de classement des menaces de chaque RSSI.
Vous exposez également votre entreprise à de graves risques de non-conformité. De nos jours, les réglementations évoluent rapidement. Qu’il s’agisse du GDPR en Europe ou de l’évolution des lois américaines sur la confidentialité des données, les systèmes existants n’ont généralement pas la capacité d’adaptation et la visibilité nécessaires pour se conformer de manière cohérente ou efficace. Il s’agit là d’une responsabilité qui affecte à la fois vos opérations et votre réputation.
Tout cela constitue ce que l’industrie appelle la « dette technique ».dette technique ». » En bref, il s’agit du coût réel du maintien en vie d’un système obsolète parce qu’il est plus facile dans l’instant de le réparer définitivement. Mais cette commodité s’accumule au fil du temps et finit par anéantir la flexibilité et l’innovation.
Si vous pensez économiser de l’argent en conservant votre ancien système ERP, regardez-y de plus près. Les systèmes existants ne sont ni bon marché ni sûrs. Ce sont des éléments de passif qui ralentissent l’agilité de l’entreprise. Ne retardez donc pas l’inévitable. Plus vite vous vous débrancherez, plus vite vous vous développerez.
Une approche structurée et en plusieurs phases est essentielle pour un démantèlement efficace.
Vous ne pouvez pas simplement éteindre un système ERP. La mise hors service d’un système ERP nécessite une planification dans les domaines juridique, opérationnel et des données. Les entreprises qui y parviennent adoptent une approche progressive et structurée. Cela signifie que vous ne commencez pas par le travail technique. Vous commencez par comprendre ce que l’entreprise et les régulateurs attendent de vos données historiques.
Il existe deux types d’exigences que vous devez clarifier avant d’entreprendre quoi que ce soit : les exigences juridiques et les exigences commerciales. Les exigences juridiques comprennent les lois sur la conservation des données, les mandats de protection de la vie privée, l’accès à l’audit fiscal et la conformité juridictionnelle. Ces exigences ne sont pas facultatives. Elles ne disparaissent pas parce qu’un nouveau système fonctionne. Les exigences commerciales sont tout aussi essentielles. Les données historiques sont toujours nécessaires pour les prévisions, la prise de décision et les pistes d’audit.
Une fois cette étape franchie, vous devez décider de la manière dont vous préserverez l’accès à ces données. Quatre solutions s’offrent à vous : conserver le système en lecture seule, utiliser des outils d’archivage standard, migrer votre base de données vers une plateforme moderne ou créer une solution d’archivage personnalisée. Chaque option s’accompagne de compromis. Le mode lecture seule est simple mais coûteux à long terme. Les outils d’archivage commerciaux permettent de gagner du temps, mais ne sont pas toujours adaptés à votre secteur d’activité. Les solutions personnalisées offrent une certaine souplesse, mais exigent davantage de ressources au départ.
La voie à suivre dépend de votre profil réglementaire, de votre budget et de vos besoins opérationnels. Ce qui importe le plus, c’est qu’un plan délibéré soit mis en place. La pire des décisions est de repousser le déclassement parce qu’il est difficile. Cela ne fait qu’aggraver les risques et la complexité au fil du temps.
Le retrait des systèmes existants apporte des avantages financiers et opérationnels mesurables.
Lorsque les organisations prennent le déclassement au sérieux, les gains sont réels : baisse des coûts, réduction des risques et simplification des opérations. Celles qui terminent le travail ne se contentent pas de réduire les dépenses. Elles retrouvent également de l’agilité. Ils n’ont plus besoin de gérer deux systèmes parallèles. Ils retrouvent la liberté d’évoluer, de se mettre à niveau et d’innover sans avoir à traîner un héritage derrière eux.
Les entreprises qui utilisent les programmes de modernisation de SAP, tels que RISE with SAP, sont la preuve de cette évolution. SNP Group rapporte que le pourcentage d’utilisateurs de SAP S/4HANA envisageant RISE est passé de 23 % en 2022 à 30 % en 2024. Ces entreprises ne se contentent pas de migrer vers l’avant, elles font table rase du passé. Cette distinction est importante.
Le même schéma se retrouve dans les environnements Oracle. Les outils construits sur Oracle APEX permettent aux clients d’archiver des données financières et opérationnelles critiques avec des rapports prédéfinis pour la conformité et les enquêtes. Cela réduit considérablement le temps et les coûts nécessaires pour rester prêt pour l’audit tout en retirant les environnements existants.
Regardez ce que le TJC Group a fait avec son ELSA (Enterprise Legacy System Application), un outil certifié SAP. Il permet un accès sécurisé aux systèmes ERP retirés, qu’ils soient SAP ou non, sans avoir à exécuter des environnements complets. Cela signifie que les systèmes existants sont réellement mis hors service, mais que les besoins en matière de données juridiques et commerciales sont toujours satisfaits.
Saisissez les opportunités lorsqu’elles se présentent. Un déclassement bien fait ouvre la voie à ce qui va suivre. Votre équipe cesse de réparer les systèmes défectueux et commence à accélérer les progrès ailleurs. Les résultats se manifestent en termes de rapidité, de coût et de capacité à avancer sans friction.
Le démantèlement des systèmes ERP existants est un levier stratégique de croissance
Les dirigeants avisés comprennent que le déclassement n’est pas seulement une mesure de réduction des coûts. C’est une mesure qui améliore directement la capacité de votre entreprise à se développer, à innover et à se défendre dans un paysage de menaces en constante évolution. Lorsque les systèmes existants restent en service, ils divisent vos ressources, les équipes informatiques gèrent deux environnements, la visibilité en matière de sécurité est fragmentée et le capital financier est bloqué dans la maintenance au lieu d’être réinvesti dans le développement.
Les entreprises qui vont de l’avant ont une vision stratégique. Elles ne se contentent pas de migrer vers des plates-formes modernes ; elles utilisent cette modernisation pour débloquer la croissance des revenus à partir de nouveaux modèles commerciaux, pénétrer des marchés inexploités et mieux servir de nouveaux groupes de clients. Dans une étude menée par SNP Group, 55 % des organisations ont explicitement lié leurs efforts de modernisation de l’ERP à l’amélioration de la croissance des ventes par le biais d’une expansion stratégique. Rien de tout cela ne se produit à plein régime lorsque les anciens systèmes nécessitent encore du temps, du budget et de l’attention.
Si la cybersécurité ne figure pas encore sur votre feuille de route stratégique, elle devrait y figurer.. MySoftwareSolutions rapporte que 59% des responsables de la sécurité de l’information citent l’infrastructure obsolète comme leur principal obstacle à la lutte contre les menaces émergentes. Les environnements ERP hérités sont attrayants pour les attaquants modernes, les protocoles d’authentification sont faibles, les correctifs sont limités et la surveillance est souvent inexistante.
Tout dirigeant qui pense à long terme reconnaîtra le risque composé que représente le fait de s’accrocher à une technologie périmée. Le déclassement protège votre entreprise, accélère la croissance et donne aux équipes internes la confiance et la largeur de bande nécessaires pour se concentrer sur les opportunités de la prochaine génération, et non sur les vulnérabilités de la dernière génération.
Une budgétisation inadéquate du démantèlement entraîne des dépassements de coûts imprévus et des inefficacités.
La plupart des organisations ne prévoient pas de budget pour le déclassement. C’est là que tout l’effort commence à s’effondrer. Les équipes pensent que le travail difficile s’arrête à la migration. En réalité, sans financement ni planification de la phase de retrait, elles s’exposent à des dépassements de coûts et à des retards, le plus souvent dus à des frais de conseil imprévus, à des licences d’outils ou à des contrats d’assistance prolongés pour des systèmes qui devraient déjà être hors ligne.
Les clients de SAP et d’Oracle qui tentent de tirer parti des programmes de migration vers le cloud, comme l’initiative de migration et de modernisation RISE de SAP, ne débloquent ces économies que si le démantèlement de l’héritage est pris en compte dès le début. Si vous n’en tenez pas compte, le résultat sera un projet trop long avec un retour sur investissement stratégique réduit.
La solution la plus simple ? Prévoyez un budget dès le premier jour. Les experts recommandent d’allouer 15 à 20 % du budget total de mise en œuvre de l’ERP au démantèlement des systèmes existants. Cela inclut les outils d’archivage des données, les services professionnels nécessaires à une exécution correcte et les systèmes de conservation pour répondre aux exigences de conformité et de continuité de l’activité.
Les dirigeants tournés vers l’avenir ne se laissent pas surprendre par des coûts évitables. Ils savent que les transitions rationalisées nécessitent une réflexion sur l’ensemble du cycle de vie, depuis la mise en œuvre jusqu’au déclassement complet. Ignorer la fin de la partie entraîne deux fois les coûts : une fois en termes de dépassement de budget et une autre fois en termes de coûts d’opportunité. Budgétez correctement, arrêtez complètement et allez de l’avant sans traîner inutilement.
Les plateformes d’archivage intégrées renforcent l’accessibilité des données et la conformité réglementaire tout en réduisant les coûts de maintenance.
Il est essentiel de conserver l’accès aux données historiques de l’entreprise, mais il est inefficace d’exploiter un système ERP existant dans ce seul but. Les solutions d’archivage intégrées résolvent ce problème en permettant aux entreprises de stocker et d’accéder en toute sécurité aux données existantes sans maintenir les anciens systèmes en vie. Bien fait, l’archivage garantit la traçabilité, soutient les audits fiscaux, s’aligne sur les réglementations en matière de confidentialité et élimine les coûts d’infrastructure inutiles.
Des solutions telles que ELSA de TJC Group montrent à quoi ressemble le meilleur de sa catégorie. Elle permet le démantèlement complet des systèmes existants, qu’ils soient SAP ou non, tout en offrant des pistes d’audit et un accès aux données historiques en fonction des rôles. Cela signifie que les entreprises peuvent fermer des environnements obsolètes sans perdre le contrôle des données nécessaires à la conformité ou à l’établissement de rapports. La plateforme de TJC est certifiée SAP et conçue pour maintenir l’accès sans dépendance totale du système.
Le modèle de licence de Microsoft fait également place au déclassement en prévoyant des droits de retrait des environnements Dynamics inutiles, ce qui ouvre de nouvelles perspectives de réduction des coûts, en particulier pour les entreprises de taille moyenne qui exploitent plusieurs instances.
La pression réglementaire ne ralentit pas. Les règles de confidentialité des données, comme le GDPR et le CCPA, ne sont pas seulement des cadres juridiques ; ce sont des impératifs opérationnels. Le maintien de contrôles précis sur qui peut accéder aux données historiques, et quand, n’est plus négociable.
Le marché montre que plus de deux tiers des entreprises s’appuient encore sur des plates-formes anciennes pour gérer leurs opérations de base, principalement parce qu’elles sont préoccupées par les questions d’accès et de conformité. Mais conserver d’anciens systèmes par peur est une erreur. Les plateformes d’archivage intégrées éliminent cette crainte en préservant l’accès dans un format plus sûr, plus rentable et plus évolutif.
La classification des données pilotée par l’IA renforce la conformité, accélère le déclassement et réduit les coûts.
Vous ne pouvez pas procéder à un déclassement efficace si votre paysage de données est en désordre. C’est là que l’intelligence artificielle intervient. Les systèmes de classification des données basés sur l’intelligence artificielle permettent d’identifier, d’étiqueter et d’organiser les ensembles de données en fonction de leur sensibilité, des besoins de conformité et de leur pertinence pour l’entreprise, le tout à l’échelle. Cette approche automatisée réduit considérablement le temps et le coût du démantèlement des systèmes existants tout en élevant la gouvernance des données.
Des plateformes comme Content Suite de Neev utilisent l’IA pour s’assurer que seules les bonnes données sont migrées, archivées ou éliminées. Cela minimise les erreurs de classification manuelle et accélère la préparation des audits. Les environnements SAP bénéficient également de capacités d’apprentissage automatique dans le cadre du programme RISE, qui automatise le nettoyage et la migration des données avec une application cohérente de la conformité tout au long du processus.
Il ne s’agit pas seulement d’efficacité. Il s’agit aussi de précision. Les entreprises peuvent mieux appliquer les politiques de conservation et les obligations en matière de protection de la vie privée grâce à des systèmes qui s’adaptent automatiquement aux cadres juridiques actuels. Cela réduit le risque de non-conformité et améliore la clarté opérationnelle lors des audits ou des restructurations.
Ne pas sécuriser les données verrouillées dans les environnements existants a un coût élevé. Les grandes entreprises risquent des pertes annuelles comprises entre 4,2 et 7,3 millions de dollars en raison de l’exposition aux Ransomware et des inefficacités liées au vieillissement de l’infrastructure. La classification pilotée par l’IA permet aux équipes de contrôler ce qui reste, ce qui est déplacé et ce qui peut être retiré en toute sécurité.
Pour les équipes dirigeantes, il s’agit du changement qui simplifie la partie la plus complexe du déclassement, à savoir donner un sens à des années, voire des décennies, de données incohérentes. Les outils d’IA apportent structure, conformité et rapidité à un processus qui était autrefois lent et réactif. Désormais, vous pouvez directement aligner vos plans de déclassement sur une stratégie de données plus intelligente et plus légère.
Récapitulation
Chaque histoire de transformation ERP qui se termine par un système opérationnel, mais qui ignore la mise hors service, est inachevée. Les coûts cachés, les lacunes en matière de cybersécurité, les risques de conformité ne disparaissent pas simplement parce que vous avez modernisé votre système frontal. Si l’ancienne pile fonctionne toujours, vous êtes toujours exposé.
Pour les dirigeants, il ne s’agit pas d’une question d’hygiène informatique. Il s’agit de tirer toute la valeur stratégique de vos investissements technologiques. L’arrêt des systèmes existants libère du capital, renforce la sécurité, réduit la complexité et permet à vos équipes de se concentrer sur la construction de ce qui fait réellement avancer l’entreprise.
Les organisations qui gagnent dans ce domaine ne sont pas seulement celles qui migrent. Ce sont celles qui terminent en beauté. Elles planifient le déclassement dès le premier jour. Elles investissent dans des outils intelligents, automatisent le nettoyage et s’efforcent de se débarrasser de la dette technique. C’est ainsi qu’elles gagnent en rapidité, en flexibilité et en retour sur investissement.
Si la transformation numérique est sur votre feuille de route, et elle devrait l’être, traitez le déclassement comme un élément non négociable. Faites-en un point de l’ordre du jour de la direction, et pas seulement une note de bas de page sur l’informatique. Les équipes dirigeantes qui prennent cette question au sérieux constatent que les voies de croissance sont plus claires, les opérations plus propres et les bilans plus solides. L’opportunité est réelle. Le risque de retard l’est tout autant.
